Kamis, 15 April 2010

MENAJEMEN ORGANISASI DAN KEPEMIMIPINAN

MENAJEMEN ORGANISASI DAN KEPEMIMIPINAN

Muhammad Fahri



كـلكــــــــم راع و كلكـــــــــم مســـؤول عن رعـيــــــــــته

”Setiap individu adalah pemimpin dan akan diminta pertanggungjawaban atas kepemimpinannya”

Falsafah hidup tersebut haruslah diyakini dan diamalkan oleh setiap individu, karena sadar ataupun tidak seorang individu adalah pemimpin bagi dirinya sendiri, sehingga akan dipertanggungjawabkan dari apa yang telah dilakukan. Individu merupakan satuan terkecil dari kehidupan sosial, penting sekali mengatur atau memimpin diri kita untuk melakukan hal-hal yang bermanfaat khususnya bagi diri sendiri, maupun untuk orang lain.
Kemampuan mengatur atau memimpin diri kita sebaiknya direncanakan, diarahkan dengan berpedoman pada aturan atau norma-norma adat, sosial, maupun agama sehingga apa yang kita lakukan tidak bertentangan dengan norma-norma tersebut.


PENDAHULUAN
Kata manejemen diserap dari bahasa Inggris (management) yang berasal dari kata kerja manage, yaitu; mengurus, mengatur, melaksanakan, mengelola. Orang yang melaksanakan kegiatannya disebut manager; pengurus, pengatur, pelaksana, pengelola, sehingga berjalan atau tidak sebuah kegiatan tergantung dari “how manager manage a management ”. Bagaimana kecakapan seorang pengurus mengurus urusanya tersebut.
Berangkat dari pertanyaan diatas, maka ada tiga aspek yang muncul yaitu; siapa yang mengurus, apa yang diurus dan bagaimana cara mengurus. Inilah yang akan kita coba kemukakan dalam latihan dasar kepemimpinan ini. Diharapkan dari pelatihan ini akan terjawab ketiga unsur tersebut dengan baik.
Sedangkan organisasi menurut Chester Bernard adalah; sistem kegiatan kerjasama (cooperative activities) dari dua orang atau lebih. Organisasi terbentuk karena adanya kesamaan VISI dan MISI serta TUJUAN. Organisasi juga merupakan objek yang akan diatur, sistem yang akan dijalankan atau dimenej sehingga apabila sistemnya berjalan dengan baik, maka akan berbuah keteraturan, menghasilkan keserasian, serta mencapai TARGET/GOAL yang diharapkan oleh pelaku organisasi tersebut.
Dalam suatu organisasi, penulis mengklasifikasikannya dalam beberapa manajemen:

 MANAJEMEN DIRI
Manajemen diri merupakan aspek yang sangat vital dalam suatu organisasi, karena merupakan langkah awal untuk menuju kepada proses selanjutnya. Manajemen diri adalah proses mengenali diri, mengidentifikasi diri dengan tujuan untuk mengetahui siap diri kita ”who am I?”. Setiap individu haruslah mengenal diri pribadinya secara fisik atau jasmani maupun psikis atau rohani. Dengan kita mengenal diri kita maka kita akan mudah beradaptasi dengan lingkungan kita, berinteraksi dengan orang lain, dan bersahabat dengan alam kita. Melalui pengenalan diri, maka akan terbentuk MENTAL untuk berusaha menjadi diri yang lebih baik, menjadi pribadi yang kita harapkan dan menjadi CONTOH bagi sekitar.
Seorang pengurus dituntut untuk bisa mengenali diri serta beradaptasi dan berinteraksi dengan orang lain, karena bagaimana kita akan mengurus orang lain apabila kita tidak bisa mengurus diri kita sendiri yang disebabkan karena kita tidak mengenali diri kita sendiri.
Satuan terkecil dari organisasi adalah pribadi atau individu, apabila terdapat lebih dari satu individu, maka bisa dikatakan suatu komunitas. Komunitas akan terjalin secara harmonis apabila masing-masing individu dapat beradaptasi satu sama lain, bisa berkomunikasi secara intens dan bekerjasama antar sesama, sehingga menghasilkan gagasan-gagasan yang dituangkan dalam bentuk agenda-agenda.
Bukan permasalahan mudah menjaga komunitas agara tetap harmonis. Perlu perangkat yang jitu untuk menggabungkan antara masing-masing individu yaitu dengan “KOMUNIKASI”. Saling sharing, tukar pengalaman, curahan ide, curahan hati, sehingga satu individu mengetahui individu yang lain. Hal ini untuk menghindari kesalahfahaman, keegoisan, antar sesama individu. Maka perlu digencarkan jaringan komunikasi atau “JARKOM” dalam suatu komunitas.
Dalam kehidupan organisasi terdiri dari berbagai unsur, yang mempunyai maksud dan tujuan agar organisasi yang dimilikinya tetap dipertahankan dan diarahkan demi untuk perkembangan yang lebih dinamis. Pada dasarnya komunikasi di dalam organisasi, terbagi kepada tiga bentuk: Pertama; Komunikasi VERTIKAL, merupakan bentuk komunikasi yang terjadi dari atas ke bawah dan sebaliknya. (button up and top down). Kedua, Komunikasi HORIZONTAL, yaitu bentuk komunikasi secara mendatar, diantara sesama level/pengurus. Ketiga Komunikasi DIAGONAL, yaitu bentuk komunikasi yang sering disebut juga komunikasi silang. Berlangsung dari seseorang kepada orang lain dalam posisi/level yang berbeda. Dalam arti pihak yang satu tidak berada pada jalur struktur yang lain.


MANAJEMEN ADMINISTRASI
Administrasi adalah otak dari suatu organisasi, proses berfikir, input dan output serta asupan suatu organisasi melalui jalur administrasi. Di dalamnya meliputi:

Keuangan
Keuangan berbanding lurus dengan jalannya organisasi, karena akan mempengaruhi kehidupan suatu organisasi atau suatu program kerja. Oleh karena itu, hendaklah keuangan yang ada diatur dengan sedemikian baik. Ditulis dengan pembukuan yang TEPAT, AKURAT, namun MUDAH DIMENGERTI. Identifikasi dari mana pemasukan ke dalam suatu organisasi baik itu harian, mingguan, bulanan, maupun tahunan. Kemudian tentukan pengeluaran dengan sebijak mungkin sesuai dengan skala prioritas.

Surat menyurat
Kegiatan surat menyurat merupakan media formal sebagai perpanjangan lidah dari dari satu orang ke orang lain, dari satu lembaga atau instansi ke lembaga atau instansi yang lain tentang suatu hal yang ingin diketahui.
Sebenarnya tidak ada aturan baku tentang surat menyurat, setiap lembaga atau organisasi memiliki ciri atau kode masing-masing yang tidak dapat diketahui oleh organisasi lain sehingga bisa dicheck kebenaran dan keabsahan surat tersebut.
Yang perlu diperhatikan pula adalah FACE (tampilan) dari surat tersebut sehingga menarik untuk dibaca dan diketahui oleh pembaca. Adapun aturan yang lazim digunakan adalah: kertas yang digunakan jenis legal, diketahui kop surat dan logo, tanggal pembuatan, nomor, lampiran dan prihal surat tersebut.
Tujuan surat, salam pembuka, dan isi surat secara jelas, lugas dan difahami, instansi dan lembaga yang terkait dengan surat tersebut serta tembusan surat tersebut. (contoh 1)
Ada beberapa jenis surat yang sering digunakan dalam menjalankan roda organisasi, diantaranya:
SURAT KELUAR adalah surat yang kita buat untuk memberikan informasi kepada orang atau lembaga lain. SURAT MASUK adalah surat yang kita terima dari orang atau lembaga lain. SURAT KEPUTUSAN dikeluarkan atau dibuat ketika akan memutuskan sesuatu hal yang dianggap resmi/formal. Perlu diperhatikan juga surat yang memerlukan LAMPIRAN, maka harus ditulis juga nomor surat dalam lampiran tersebut. (contoh 2). Masih banyak jenis atau macam surat yang lain, seperti; SURAT KETERANGAN, SURAT PERNYATAAN, SURAT TUGAS dan lain-lain. Yang membedakan adalah NUMERASI (penomoran) dan KODIFIKASI (pengkodean) surat.
Kearsipan
KEARSIPAN sangat diperlukan untuk mengetahui kepada siapa surat yang telah kita keluarkan dan dari siapa surat masuk yang telah kita terima, termasuk surat surat-surat lain yang telah kita buat. Sebaiknya pengarsipan ini dipisahkan atau diatur bedasarkan masing-masing jenis, sehingga memudahkan pengecekkan dan pendataan ulang.

Keproposalan/sponsorship
Proposal adalah curahan ide, gagasan dan fikiran yang dituangkan dalam tulisan. Bagian-bagian yang lazim terdapat dalam proposal antara lain; pendahuluan atau latar belakang, nama dan tema kegiatan, tempat dan waktu pelaksanaan kegiatan, susunan pelaksana kegiatan, manual acara kegiatan, anggaran biaya kegiatan dan penutup serta pengesahan oleh pihak-pihak terkait. Adapun untuk proposal yang sifatnya sponsorship (penawaran kerjasama), harus melampirkan bentuk kerjasama, dan keuntungan bagi kedua belah pihak. Dan juga hal yang sangat berpengaruh dalam proposal adalah FACE (tampilan) keseluruhan dengan layout yang baik dan cover yang baik pula.(contoh proposal)

 MANAJEMEN ACARA
Pemilihan agenda/ program kerja
Biasanya agenda diklasifikasikan menjadi agenda primer, sekunder maupun tersier, tergantung skala prioritas. Atau bahkan ada yang memisahkannya menjadi agenda rutin dan agenda temporal/insidental.
Terlepas dari pengklasifikasikan program kerja atau agenda tersebut ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan. Yaitu harus SMART. Singkatan dari; Specific artinya program kerja harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis. Measurable artinya program kerja atau rencana harus dapat diukur tingkat keberhasilannya. Achievable artinya dapat dicapai. Jadi bukan anggan-angan. Realistic artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit. Tapi tetap ada tantangan. Time artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.
Selain itu, dalam menganalisa suatu agenda, sangat lazim mengunakan analisa SWOT, yaitu singkatan dari Strenghts (kekuatan), Weakness (kelemahan), Oppurtunities (peluang), Threats (ancaman). Analisa SWOT adalah alat yang digunakan untuk mengidentifikasi isu-isu internal (S dan W) dan eksternal (O dan T) yang mempengaruhi kemampuan kita dalam mengadakan suatu agenda.
Teknik Memimpin rapat
Rapat adalah media komunikasi yang strategis dan formal untuk menuangkan gagasan atau ide, rapat tersebut haruslah terkoordinir, terarah dan terpimpin. Seorang pemimpin rapat harus bisa menguasai materi rapat, dan hasil rapat disimpulkan ke dalam bentuk NOTULENSI, hal ini penting karena perlu adanya catatan dan sebagai alat bukti yang sah. (contoh)

Teknik Manajemen Acara
Secara umum, dunia manajemen menggunakan prinsip POACE. merupakan singkatan dari P: Planning O: Organizing A: Actuating C: Controlling E: Evaluating. Prinsip manajemen ini banyak digunakan oleh organisasi untuk memajukan dan mengelola organisasi tersebut. Berikut akan dijabarkan masing-masing point tersebut :

PLANNING
Planning : perencanaan, asal kata dari plan (Inggris) artinya rencana. Pada tahap ini dibutuhkan gagasan dan ide-ide awal yang dikomunikasikan antar individu dalam suatu komunitas dan dituangkan dalam sebuah tulisan sehingga menjadi sebuah proposal awal (bayangan). Kemudian difollow up dengan mengadakan rapat atau workshop untuk mematangkan agenda tersebut. Keberhasilan suatu agenda akan bergantung dari sebuah perencanaan yang matang dan terkonsep. Perlu diingat bahwa ”GAGAL MERENCANAKAN SAMA DENGAN MERENCANAKAN GAGAL”

Mulai dengan impian dan semangat yang tinggi.
Impian + semangat = 50 % sukses
Ungkapkan secara lisan dan tulisan.
Lisan + tulisan = proposal
Workshop + rapat
Siapkan planning A dan B

ORGANIZING
Organizing atau pengaturan. Asal kata dari organize (Inggris) artinya mengatur. Proses pengaturan merupakan tindak lanjut dari planning, termasuk didalamnya pemilihan orang-orang terbaik untuk mensukseskan agenda tersebut, penentuan timing dan deadline sehingga bisa mencapai target secara maksimal.

Lisan + tulisan = diatur
Libatkan orang-orang terbaik.
Tentukan timing dan deadline.

ACTUATING
Actuating: pelaksanaan. Tahap ini merupakan tahap pelaksanaan acara, sehingga proses planning dan organizing diawal akan tercermin dan terealisasikan. Hindari kebiasaan overlapping/tumpang tindih karena bisa mengurang kinerja bagian masing-masing dan harus dibiasakan sistem yang telah dibangun berjalan dengan baik.
Berada pada job masing-masing.
Tidak overlapping (tumpang tindih)
Biarkan sistem yang telah direncanakan dan diorganisir (planned and organized system) berjalan mengalir.
Minimalisir kekurangan.

CONTROLLING
Controlling: pengawasan, pemantauan. Tahap ini juga sangat penting karena kita bisa mengetahui kekurangan pada setiap tahap baik di perencaanaan, pengaturan maupun pelaksanaan. Sehingga proses pengwasan ini bisa menjadi bahan evaluasi diakhir agenda.
Control planning (perencanaan)
Control organizing (pengaturan)
Control actuating (pelaksanaan)
Awasi dan pantau sistem yang berjalan.

EVALUATING
Evaluating: evaluasi. Ini adalah tahap akhir dari suatu agenda karena, pada tahap ini akan diketahui apa yang telah dicapai dan apa saja yang belum terlaksana, faktor apa saja yang menghambat, sehingga tidak sesuai dengan perencanaan, pengaturan dan pelaksanaan maupun pengawasan.
Evaluasi planning (perencanaan)
Evaluasi organizing (pengaturan)
Evaluasi actuating (pelaksanaan)
Evaluasi controlling (pengawasan)


PENUTUP
Organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang (komunitas) yang memiliki kesamaan visi, misi serta bekerja sama untuk mencapai tujuan. Untuk mencapai tujuan tersebut memerlukan manajemen yang baik dan terkonsep. Manajemen tidak akan berhasil apabila tidak ada individu (pemimpin) di dalamnya yang harus memiliki ilmu dan jiwa kepemimpinan. Jadi, kepemimpinan, manajemen dan organisasi merupakan suatu sistem yang tidak dapat berdiri sendiri dan tidak dapat dipisahkan.
Setelah memenej diri dan komunitas kita yang memiliki kesamaan visi, misi dan tujuan, maka akan mudah menjalankan roda kepengurusan yang diamanahkan. Hendaklah berprinsip kepada KETELADAN. Artinya; tidak berkata, menyuruh, atau membebankan apa yang diri pribadi kita tidak melaksanakannya. Karena komunitas kita akan berbuat sesuai dengan apa yang mereka lihat, dengar dan rasakan. Sederhananya adalah: mulailah dari diri sendiri, amalkan kepada orang lain.!
Akhirnya catatan kecil nan sederhana ini tentang manajemen organisasi dan kepemimpinan yang jauh dari kesempurnaan, diharapkan menjadi kontribusi yang positif serta motivasi bagi para peserta, juga bagi penulis secara pribadi untuk terus bisa lebih mewarnai organisasi yang ada serta membangunkan kembali semangat berorganisasi.

Aku lihat.....
Aku dengar.....
Aku amalkan.....

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar